Vom Dokumentenmanagement zum modernen Informationsmanagement
Die immer größer werdende Menge an Papier und Dokumentenakten sowie der immer größer werdende Fluss an Daten und Informationen machen den Einsatz einer digitaler Lösung zur Dokumentenverwaltung in Unternehmen heutzutage unverzichtbar. Softwaresysteme für Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise Content Management (ECM) oder Enterprise Information Management (EIM) können dabei helfen. Doch wie unterscheiden sich diese Systeme – oder stehen diese Bezeichnungen am Ende für ein und dasselbe?
DMS, ECM und EIM – gibt es da einen Unterschied?
Verwaltung elektronischer Dokumente
Unter diesem Begriff versteht man in der Regel ein IT-System zur Handhabung und Verarbeitung elektronischer Dokumente. In dieser Definition geht ein Dokumentenmanagementsystem über die elektronische Archivierung von Dokumenten hinaus, da es auch zur digitalen Verwaltung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen eingesetzt werden kann.
Verarbeitung sämtlicher digitaler Daten und Informationen im Unternehmen
Der Begriff des Enterprise Content Management (ECM) geht über den Begriff des DMS hinaus, da er alle für das Unternehmen relevanten Daten und Informationen umfasst – also nicht nur Dokumente im herkömmlichen Sinne. In einem ECM-System können Dokumente und andere Daten und Informationen digital gespeichert, verwaltet und verarbeitet werden.
Digitales Informationsmanagement
Mit dem Begriff Enterprise Information Management (EIM) wurde eine erweiterte Definition der digitalen Informationsverarbeitung geschaffen, nachdem die Definition von ECM bereits die digitale Verarbeitung verschiedenster Daten und Informationen umfasste. Dabei sollten die vielfältigen Möglichkeiten berücksichtigt werden, die solche Softwaresysteme heute bieten.
Und was ist mit CMS und WCM?
Neben den genannten gibt es noch viele weitere IT-Systeme, die ebenfalls für Digital Content Management genutzt werden und oft mit Dokumentenmanagement- oder ECM-Systemen verwechselt werden. Dazu gehören allgemeine Web-Content-Management-Systeme (WCM) oder Content-Management-Systeme (CMS), die häufig zur digitalen Verwaltung kleinerer Informationseinheiten, wie der Erstellung von Websites oder anderen Medienarten, eingesetzt werden.
Die Basis: Dokumente, Daten und Informationen
Alle genannten Softwarelösungen haben ein gemeinsames Grundprinzip: die digitale Verwaltung und Nutzung von Dokumenten, Daten oder Informationen im geschäftlichen Umfeld. Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements liegen auf der Hand:
Automatisierte Ablage
Mit einem Dokumentenmanagement-System lassen sich Dokumente vollständig automatisiert digital ablegen.
Mehr Transparenz
Dank digitaler Ablagestrukturen und leistungsfähiger Suchfunktionen werden relevante Dokumente und Informationen in Sekundenschnelle gefunden.
Sichere Verwaltung
Ein digitales Dokumentenmanagement-System schafft die besten Voraussetzungen zur rechtskonformen Ablage von Informationen.
Ressourcenersparnis
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System sparen Sie Lagerkosten und können den gewonnenen Platz anderweitig nutzen.
Mobiler Zugriff
Über Smartphone und Tablet lässt sich jederzeit und überall auf das digitale Dokumentenmanagement-System zugreifen.
Digitale Zusammenarbeit
Die digitale Verwaltung von Dokumenten und Informationen erleichtert die Zusammenarbeit im Unternehmen – kurze Entscheidungswege machen es möglich.
Fünf Schritte zum digitalen Dokumentenmanagement
Digitales Dokumentenmanagement lässt sich in einem Prozess darstellen, der in fünf Schritte unterteilt werden kann – vom Erfassen der Informationen auf einem Dokument über deren Speicherung und Archivierung bis hin zur Weiterverarbeitung in unterschiedlichen Geschäftsprozessen.
Erfassen und Scannen
Grundlage des digitalen Dokumentenmanagements ist das Scannen von Papierdokumenten oder das Erfassen von bereits in elektronischer Form vorliegenden Dokumenten. Informationen zu Dokumenten können digital mithilfe von Software-Zeichen- und Texterkennungssystemen (OCR) abgerufen werden.
Informationsverarbeitung
Sobald die Informationen extrahiert wurden, sollte das Dokument richtig kategorisiert werden, damit es leicht wieder gefunden werden kann. Anhand verschiedener Kriterien (Erstellungsdatum, Autor, Referenzen, Textinhalte, Geschäftsdaten etc.) wird jedes Dokument detailliert beschrieben, mit entsprechenden Zusatzinformationen versehen und an der richtigen Stelle im DMS abgelegt.
Sichere Datenablage
Die Ablage der Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem erfolgt gemäß den unternehmensinternen Compliance-Richtlinien und den gesetzlichen Vorgaben zur Speicherung und Datensicherheit (GoBD) und zum Datenschutz (EU-DSGVO).
Zugriffssteuerung
Die Sicherheit der im Dokumentenmanagementsystem gespeicherten Dokumente wird durch eine Zugriffskontrolle und ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem weiter erhöht. Der Zugriff auf einzelne Funktionen, Dokumente oder ganze DMS-Bereiche kann gesteuert werden.
Prozessautomatisierung
Die Automatisierung von Unternehmensprozessen auf Basis geschäftsrelevanter Dokumente bietet einen entscheidenden Mehrwert für moderne DMS-Lösungen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Unternehmen die Rechnungsbearbeitung gewinnbringend automatisieren und HR-Prozesse für das digitale Vertragsmanagement digitalisieren.
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