Was ist EDI? Elektronischer Datenaustausch

Hier lesen Sie alle wesentlichen Aspekte zum elektronischen Datenaustausch mit EDI.

EDI (electronic data interchange) nennt man den elektronischen Datenaustausch zwischen zwei betriebswirtschaftlich unabhängig voneinander agierenden Entities, wie beispielsweise zwei Unternehmen. Häufig wird EDI eingesetzt, um Prozesse zu digitalisieren, die traditionell zuvor auf Papier abgebildet wurden. Das sind zum Beispiel Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen.
Die Vielzahl von EDI-Standards und potenzieller Geschäftspartner, heterogene Systemlandschaften sowie die Notwendigkeit, die übertragenen Daten zu verschlüsseln, machen EDI durchaus komplex, aber besonders lohnend bei sich wiederholenden Geschäftsvorgängen mit hohem Belegvolumen.
Noch Ende des 20. Jahrhunderts war EDI größtenteils auf die Anwendung in größeren Unternehmen fokussiert. Inzwischen nutzen aber auch immer mehr Unternehmen im Mittelstand EDI auch für den Beleg-Austausch mit ihren Lieferanten. So durchdringt die Verwendung von EDI immer mehr Unternehmen entlang der Supply Chain.

Ohne, dass ein menschlicher Arbeitsschritt nötig ist, kommunizieren Sendersystem und Empfängersystem vollautomatisch miteinander. So werden zum Beispiel Bestellungen oder Rechnungen vorerfasst. Dadurch werden die Zahl der Eingabefehler und Datenfehler wesentlich verringert und die Dunkelbuchungsquote wird erhöht.
Unternehmen verschwenden keine wertvolle Arbeitskraft mehr auf das repetitive und langweilige manuelle Erfassen von Belegen und sind damit in der Lage, ihren qualifizierten Mitarbeitern einen attraktiveren Arbeitsplatz anzubieten.
Und nicht zuletzt ist zu erwähnen, dass EDI – dank der im Folgenden aufgeführten Standards – international einsetzbar ist. Sprachbarrieren werden zumindest ein wenig niedriger und einer Expansion in andere Länder steht der Belegverkehr nicht mehr im Weg.

Unternehmen sollten bei EDI nicht beliebig über die verwendete Struktur der Nachrichten und alle verarbeitenden Systeme entscheiden. Rücksicht auf die einzelnen Partner und ihre Situation, branchenübliche Verfahrensweisen und den jeweiligen Geschäftszweck zu nehmen, ist immer eine gute Idee. Verschiedene Branchenverbände und unabhängige Arbeitskreise (wie z.B. der CEFACT der UN) haben die Aufgabe der Standardisierung als unabhängige Dritte übernommen und legen EDI-Standards fest und veröffentlichen diese. So halten sich zum Beispiel die großen deutschen Automobilhersteller und deren Lieferanten meist an den VDA-Standard.
Die EDI-Partner müssen sich auf einen Standard einigen, damit die gegenseitige Verarbeitung der empfangenen Daten möglichst reibungslos funktioniert. Zudem haben die EDI-Partner häufig unterschiedliche Motivationslagen und Kompetenzgrade im Hinblick auf die Implementierung des elektronischen Datenaustauschs. So nutzen größere Unternehmen ein gewisses Machtgefälle, um ihren Lieferanten die Verwendung von EDI vorzuschreiben, damit sie ihre internen Belegverarbeitungsprozesse optimieren können.

Auch staatliche Stellen wie die Finanzämter haben die Vorteile von EDI erkannt und nutzen diese, um beispielsweise Mehrwertsteuerbetrug auf die Schliche zu kommen. Verschiedene Länder definieren E-Invoice Verfahren bzw. haben diese bereits per Gesetz eingeführt. Jedes Unternehmen, das in einem dieser Länder Rechnungen erstellt, muss diese elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Damit weiß der Staat, wer welche Rechnung gestellt und erhalten hat und kann die abgeführte Mehrwertsteuer mit den tatsächlichen Rechnungen abgleichen.

Oft sind die EDI-Standards großzügig ausgelegt und werden hinsichtlich Anwendbarkeit in vielen verschiedenen Szenarien und Branchen optimiert. Da sie dadurch einem gewissen Interpretationsspielraum unterliegen, legen meist größere Unternehmen die genaue Ausprägung der Standards für Ihr Geschäft in Guidelines fest. Diese vorgegebene Struktur stellt sicher, dass im Empfängersystem jedes Element dem richtigen Datenfeld zugeordnet werden kann. Zudem ist zumindest in Deutschland ein Vertrag oder eine EDI-Vereinbarung notwendig, welche die Rechtsverbindlichkeit der übertragenen Daten regelt.

Grundsätzlich enthalten EDI-Nachrichten Metainformation und Nutzinhalt. Metainformationen geben dem Empfängersystem an, welche Art von Inhalt die Nachricht enthält, wie die Nachricht zu verarbeiten ist und das Routing an den Empfänger. Der Nutzinhalt sind die Daten, die vom Empfängersystem verarbeitet werden. Bei einer Bestellung sind das beispielsweise Bestellmenge, Artikel, Preis, aber auch die Lieferadresse. Die in den Guidelines festgelegten Strukturen der EDI-Nachrichten legen dabei den tatsächlichen Aufbau des Belegs fest.

Klassische SAP-Systeme sind schon darauf vorbereitet, mit EDI zu arbeiten. Standardmäßig stehen fertige Strukturen im System bereit.
( Quelle: MITTELSTAND HEUTE )

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