Scannen heißt nicht digitalisieren

Schritt für Schritt wird das deutsche Büro mit besserer Technik ausgestattet. Jedes Büro verfügt über Computer, Drucker, Scanner, Bildschirme und Geräte, die noch vor wenigen Jahrzehnten revolutionär waren. Da analoge Prozesse zunehmend in einer Welt der Einsen und Nullen stattfinden, nutzen Unternehmen Softwarelösungen, um ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Die Digitalisierung ist zwar in vollem Gange, aber komplizierter als gedacht. Im Allgemeinen ist eine erwünschte Transformation der Prozess, analoge Informationen in eine digitale Struktur umzuwandeln. Die digitale Transformation besteht aus 3 Meilen.

Erste Meile

Erstens überträgt die Brückentechnologie analoge Informationen in die Welt der Einsen und Nullen. Beispielsweise scannen Mitarbeiter eingehende Rechnungen und laden sie in ihre Computer.

Zweite Meile

In der zweiten Meile werden Daten typischerweise von bereits intern genutzten Programmen verarbeitet.

Dritte Meile

Abschließend können die Daten beispielsweise auf einer Festplatte gespeichert oder in die Cloud hochgeladen werden. Allerdings ist die Verwaltung und Ablage der Dokumente erst rechts-konform und 100%ig sicher mit der finalen Ablage in einem DMS (Dokumenten-Management-System) wie z.B. mit der ELO ECM Suite. Erst wenn man alle drei Meilen zusammen betrachtet, erreicht man eine Komplexität, ab der sich die Effizienz wirklich ändert.

Brücken schlagen notwendig

Was auf dem Papier einfach umzusetzen scheint, entpuppt sich als System aus vielen Fragmenten, die menschliches Verhalten nur zusammenfassen. Im obigen Beispiel einer analogen Rechnung müssen die Personen den Scanvorgang initiieren und die Daten an den zuständigen Sachbearbeiter senden. Sachbearbeiter geben Daten manuell in Finanzverwaltungsprogramme ein, um digitale Zwillinge analoger Dokumente zu speichern.

Durchdachte Software erforderlich

Um die drei Meilen zu verbinden, müssen Programmierer aus der Vogelperspektive blicken. Die Infrastruktur ist bereits vorhanden, da jedes Unternehmen in der Regel unterschiedliche Softwarelösungen einsetzt. Es ist wichtig, eine Schnittstelle zu finden oder zu erstellen. Anwendungen, die speziell zur Überbrückung der Lücke entwickelt wurden, konzentrieren sich auf die Verbindung der ersten und zweiten Meile. Zum Beispiel ein Multifunktionsgerät so programmieren, dass es Dokumentenformate automatisch erkennt, separat überträgt und an eine Verarbeitungssoftware übergibt. Die von der Digitalisierung versprochene Transformation lässt sich nur realisieren, wenn Unternehmen drei Bereiche ganzheitlich betrachten.

Erfahren Sie hier mehr: https://www.elo.com/de-de/software/elo-ecm-suite/ueberblick.html

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