Rechtliches:
Ab dem 01.01.2025 müssen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und akzeptiert werden. Der Absender gibt das Format für die E-Rechnung vor. Papierrechnungen und PDF-Rechnungen gelten dann als sonstige Rechnungen.
E-Rechnungen sind ab dann nur Rechnungen, die die EU-Richtlinie (EN 16931 – Richtlinie 2014/55/EU) erfüllen. Anerkannte Formate sind X-Rechnung, ZugFeRD und andere digitale Formate, die die EU Richtlinie (EN 16931- Richtlinie 2014/55/EU) erfüllen, einschließlich bestimmter EDI-Formate. Ausgenommen von dieser Regelung sind nach dem heutigen Stand: Tickets, Rechnungen unter 250 Euro und besondere steuerfreie Geschäfte.

Übertragungswege 

• E-Mail
• Peppol
• Upload-Portale
• Weitere

         Hinweis: Der Austausch per externer Datenträger (z.B. USB-Stick) ist nicht zulässig.

Ergänzende Ausnahmeregelungen ab 01.01.2025 – 31.12.2026: Es dürfen weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in nicht korrektem Format ausgestellt werden, wenn der Rechnungsempfänger einverstanden ist. 

Ergänzende Ausnahmeregeln ab 01.01.2027 – 31.12.2027: Ähnliche Regeln wie zuvor, jedoch nur noch für Rechnungssteller, die im Vorjahr weniger als 800.000 EUR Umsatz gemacht haben

Ab 01.01.2028: Die Verpflichtung zur E-Rechnung tritt für alle Unternehmen
vollständig in Kraft.

Archivierung: Die Archivierung muss im Original und GoBD-konform erfolgen. Ein einfacher Windows-Ordner ist meistens nicht ausreichend, ein Ausdruck und eine physische Ablage von XML Dateien ist nicht zulässig. Weitere Informationen zur GoBD-konformen Archivierung finden Sie hier.

Lösungen 

Um die Anforderungen ab dem 01.01.2025 zu erfüllen, ist es notwendig, ein Postfach oder eine E-Mail-Adresse zu besitzen, über das die E-Rechnungen empfangen werden können. Der Versand von E-Rechnungen ist noch nicht verpflichtend, sodass auch sonstige Rechnungen verschickt werden können. Als sonstige Rechnungen zählen Papierrechnungen und Rechnungen in einem unstrukturierten Format wie z.B. PDF. Zu beachten ist, dass der Empfänger mit dem Empfang sonstiger Rechnungen einverstanden sein muss.

Optionen 

Der Weg mit SAP:

Anmerkung: GoBD-konforme Archivierung: Die Archivierung muss im Original und GoBD-konform in einem entsprechenden System, z.B. ELO Digital Office oder in einer Mail Archivierungs Software erfolgen. Ein einfacher Windows-Ordner ist meistens nicht ausreichend, und XML-Dateien dürfen nicht physisch archiviert werden.

Export von X-Rechnungen

• Einrichtung des elektronischen Belegexports in SAP Business One.
  Bitte sprechen Sie uns an!
  • Eine entsprechende Stammdatenpflege ist obligatorisch.
  • SAP Business One stellt Funktionen für die Erstellung von X-Rechnungen im Standard bereit.
  • Ab Release 8.30 wird über das Coresuite AddOn eine Möglichkeit zum Versenden von ZugFeRD-Dateien angeboten
  • Inceptum plant den Versand von ZugFeRD über die Druck- und Layoutverwaltung (ausschließlich für Inceptum-Belegstrukturen)
  • Schulung, Dokumentation für SAP Business One User

Import von X-Rechnungen

• Einrichtung  des elektronischen Belegimports in SAP Business One.
  Bitte sprechen Sie uns an!
  • Eine entsprechende Stammdatenpflege ist obligatorisch.
  • SAP Business One stellt die Funktion zum Einlesen von X-Rechnungen im Standard bereit
    • geplant für SAP Business One Patchlevel 2411 ist das Einlesen von Sammelrechnungen
    • geplant für SAP Business One Patchlevel 2502 ist das
      Einlesen von ZugFeRD Belegen
  • Schulung, Dokumentation für SAP Business One User

Manueller Weg für E-Rechnung

• Es muss eine GoBD konforme Archivierung sichergestellt werden. Dies kann z.B. über eine DMS/ECM Software wie die von ELO Digital Office erfolgen – alternativ auch über eine entsprechende E-Mail-Archivierungssoftware oder ähnliches.
• Eingehende E-Rechnungen können über ein E-Mail Postfach, das ggfls. speziell für den Empfang für Rechnungen eingerichtet ist, empfangen werden. Nach Erhalt der E-Rechnung kann diese manuell mit Hilfe eines E-Rechnung-viewer Programms visualisiert werden. (Google.de: Suchworte: E-Rechnungsviewer, X-Rechnungsviewer, Open Source, kostenlos…)
• Die angezeigte E-Rechnung kann nun manuell über die Eingangsrechnungs-erfassung in SAP Business One erfasst werden.

    Der Weg mit ELO:

Eine GoBD-konforme Archivierung ist mit der ELO ECM Suite + Verfahrens-dokumentation (Erstellung durch Anwender) sichergestellt.

• Import
  • Rechnungen können manuell oder nach Bedarf digital und automatisiert eingelesen werden
  • Mit Hilfe eines entsprechenden ELO Moduls kann eine Vorverarbeitung stattfinden und eine halbautomatische Zuordnung sowie ein Buchungsvorschlag erzeugt werden.

Bitte sprechen Sie uns an!

• Ein Export von E-Rechnungen ist nicht vorgesehen. Dieser wird durch SAP Business One und/oder entsprechenden Erweiterungen im SAP realisiert.

 Organisatorisches

Ausgangsrechnungen:

Bitte stimmen Sie sich mit Ihren Geschäftspartnern ab! Es ist nicht vorgeschrieben, aber Ihr Kunde ist Ihnen sicher dankbar, wenn Sie ihn informieren, ab wann Sie E-Rechnungen an ihn versenden und welches Format sie dafür verwenden. Auf Anforderungen Ihres Kunden können Sie eingehen, jedoch ist es rechtmäßig, dass Sie das Format vorgeben, das Ihr Kunde empfangen können muss.

Vorgeschrieben ist jedoch, dass Sie sich das Einverständnis bei Ihrem Kunden holen müssen, wenn Sie Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.

Eingangsrechnungen:

Bitte erkundigen Sie sich bei Ihren Lieferanten, ab wann und in welchem Format Ihr Lieferant E-Rechnungen an Sie versenden wird. Evtl. können Sie in Absprache mit Ihrem Lieferanten das Format zu Ihren Gunsten beeinflussen.

Haben Sie Fragen?
Können wir Sie unterstützen?

Patrick Matthäi Digitaler Vertrieb pmatthaei@inceptumgroup.de Tel.: +(49) 15165251625

Mirko Jaissle Vertrieb mjaissle@inceptumgroup.de Tel.: +(49) 15115547786

Peter Töbs Vertriebsleiter ptoebs@inceptumgroup.de Tel.: +(49) 1726468600

Bitte wenden Sie sich sehr gerne an uns!